3 técnicas para um home office mais produtivo

Por Débora Martins – Analista de Performance da Agência Moove
Publicado em 27/03/2020

Característica fundamental do ser humano, a adaptação é uma verdadeira exigência em tempos de quarentena. Se o trabalho remoto era uma tendência no mercado da comunicação, adotado principalmente pelos freelancers, hoje é necessário para as agências e outras empresas do mercado. 

O home office não é nenhuma novidade, porém virou realidade para grande parte dos profissionais brasileiros com o começo da epidemia de covid-19 no país, doença causada pelo novo coronavírus. 

O isolamento social é uma das principais formas de se proteger e conter a disseminação do vírus, por isso, instituições da maioria dos setores da economia em todo o mundo viram-se obrigadas a adotar esse estilo de trabalho para continuar operando durante a pandemia.

Recentemente, a Moove também passou a aderir ao formato para 100% da equipe. Esse movimento trouxe uma nova dinâmica à rotina e rendeu bastante aprendizado: comunicação, organização, disciplina e várias outras habilidades foram requisitadas – e tudo ao mesmo tempo agora. 

Se você está passando pela transição do trabalho presencial para o remoto, vem comigo – mas de longe, aí da sua casa – conhecer técnicas que vão deixar esse momento menos tenso e complicado.

Já lavou as mãos? Então vamos lá. 

Como montar um espaço em casa adequado para trabalhar

Longe da agência e sem a possibilidade de utilizar os espaços de coworking, uma vez que evitar aglomerações é um dos meios mais eficazes de prevenção, a casa inevitavelmente virou escritório.

Preparar e adequar esse pequeno universo para passar boas horas do dia focado em algo que não lhe é de costume é essencial para manter a rotina e a saúde física e mental. Muitas vezes o sofá ou a mesa de jantar não são os melhores lugares para produzir em casa. Se possível, procure estabelecer um espaço exclusivo para o trabalho. 

Nesse ambiente, você pode deixar organizados todos os materiais de trabalho, computador, carregadores, bloquinhos e planners, sem precisar guardar tudo ao final de cada dia. Ter um espaço neutro, onde você pode literalmente entrar e sair auxilia o cérebro a diferenciar o expediente de afazeres domésticos e descanso.

Para garantir que o escritório dentro de casa não acabe prejudicando a sua qualidade de vida, no Guia do Trabalho Remoto o Estadão traz recomendações excelentes para configurar o espaço apropriado para a produtividade e seguro para a postura. Vale a leitura do material completo, o conteúdo está aberto para não-assinantes.

Hora extra em casa ainda é hora extra

Assim como o espaço físico do trabalho não pode se confundir com o de lazer, os horários também precisam ser respeitados. Com tudo acontecendo no mesmo local, fica difícil se desligar quando o horário de “bater o ponto” chega.

É normal que os limites entre trabalho e descanso acabem se confundindo, porém, trabalhar 24/7 não é saudável para ninguém. Ainda mais se você faz parte de uma equipe e conta com outras pessoas, é super importante administrar bem o tempo e os prazos para evitar ter que acionar os colegas fora do horário comercial, durante o almoço ou até mesmo no final de semana. 

Ferramentas para o home office

Aqui na Moove a comunicação é uma das principais preocupações para que os times permaneçam alinhados e as entregas assertivas. Para isso, estamos contando principalmente com as ferramentas de videoconferência e chat do Google.

Aliás, o Google liberou para todos os usuários gratuitamente o Hangouts Meet desde o início de março. Até então, os recursos mais robustos da ferramenta faziam parte do G Suite, exclusivamente para assinantes.

Para os adeptos da Microsoft, a empresa também disponibilizou recursos gratuitos para empresas durante a pandemia de coronavírus. O Microsoft Teams permanecerá free por seis meses com limite maior de usuários.

Mantendo a produtividade mesmo trabalhando em casa

Ahh, as distrações! As maiores vilãs da produtividade quando se trabalha em casa. 

Claro que durante uma pandemia são vários os motivos para sentir-se ansioso e se desconcentrar durante as atribuições do trabalho – e está tudo bem. Mas, respeitando os seus próprios limites, tentar permanecer tão produtivo em casa como na empresa é importante, inclusive para evitar que haja excesso de trabalho e você tenha que compensar o que ficou pra trás.

Técnica do Pomodoro

Técnica do Pomodoro é bastante popular entre universitários e quem estuda para concursos públicos, por exemplo. Seu objetivo é gerenciar o tempo. Os adeptos dessa técnica precisam focar em uma tarefa que precisa ser executada de cada vez, enquanto intercala períodos de descanso. Ela é tão conhecida que tem até o próprio site – na verdade, a página é do italiano Francesco Cirillo, que a inventou no final dos anos 80.

Resumindo, você deve separar o seu horário de trabalho em blocos de 25 minutos cronometrados (no celular, despertador ou em um dos pomodoros oficiais que são vendidos no site, como preferir). Uma dica é reservar essa técnica para as tarefas que você menos quer fazer no dia. 

Durante os 25 minutos, dedique sua atenção totalmente a executar a tarefa. Ao final do tempo, tire 5 minutos de descanso, afastando completamente a sua mente do trabalho. Se, durante um dos pomodoros de 25 minutos você lembrar de outra coisa que precisa ser feita, anote em um papel e a faça depois, em um novo ciclo. A cada 4 ciclos de 25 minutos, faça uma pausa maior para relaxar. 

Os objetivos dessa técnica são aumentar a concentração; minimizar a procrastinação ao longo do dia; diminuir a ansiedade e a sensação de que muito precisa ser feito e não há tempo; além de ajudar a compreender quanto tempo cada tarefa realmente demanda, para que você consiga organizar melhor a rotina. 

É lógico que a Técnica do Pomodoro não serve para todas as tarefas, mas agora que você foi apresentado a ela, naquelas que você conseguir aplicar e ver beneficios, vale a tentativa.

Regra dos 2 minutos

Assim como o Pomodoro, a Regra dos 2 minutos também pretende contribuir para o gerenciamento de tempo. Contudo, trata-se mais de mindsetting, ou seja, de uma mudança de hábito e pensamento, do que uma forma de se organizar.

Essa regra estabelece que qualquer tarefa que demore menos de 2 minutos deverá ser executada na hora. Isto é, você não deve adiar nada que seja rápido e simples de fazer. Enviar um e-mail, responder a mensagem de um colega de trabalho, ouvir aquele áudio… Zero procrastinação!

Time Box

O Time Box é um método que pode ser traduzido como “caixa de tempo”. Ele também envolve gestão de tempo para realizar tarefas, porém requer mais disciplina para estimar e organizar a pauta diária.

Isso porque, para executar essa técnica, você deve anotar o que precisa ser feito e estipular a quantidade de minutos ou horas que cada obrigação vai levar. Se na hora de executar você não conseguiu terminar no tempo determinado, mude para a próxima. Exatamente: você deixa a tarefa pela metade e segue em frente.

Pode soar radical, mas a ideia é que com o tempo você aprenda a estimar melhorar suas horas, administrar o tempo com maior agilidade e, no fim das contas, ser mais produtivo. Não é esse o nosso objetivo?

Isso também vai passar

Quem está acostumado a trabalhar em casa provavelmente conhece e até já testou as técnicas de produtividade deste artigo. Mas para quem é iniciante no assunto, espero que elas contribuam para que a jornada de trabalho fora do ambiente corporativo fique menos estressante e mais saudável.

Por outro lado, não se culpe se não estiver sendo extremamente produtivo, lendo todos os livros da sua estante, assistindo todos os cursos gratuitos e lives. É normal levar algum tempo para pôr a cabeça em ordem em meio ao caos e as incertezas. Respeite o seu momento, seja responsável e como diria aquela música, isso também vai passar.